Ochrana osobních údajů

Účinnost od: 1. 8. 2026

Tento dokument popisuje, jak společnost Young Deer Labs s.r.o., IČO 17200512, zpracovává osobní údaje při provozu služby Bistivo.

1. Správce osobních údajů

Správcem osobních údajů je Young Deer Labs s.r.o., IČO 17200512, e-mail: info@bistivo.cz (dále jen „Správce“).

2. Jaké údaje zpracováváme

• identifikační a kontaktní údaje (např. e-mail, jméno),
• údaje o používání služby (logy, IP adresa, technické informace o zařízení),
• obsah komunikace se zákaznickou podporou,
• fakturační a platební údaje, pokud jsou potřebné pro poskytování služby.

3. Účely a právní základy zpracování

• plnění smlouvy a poskytování služby,
• plnění právních povinností (zejména účetní a daňové),
• oprávněný zájem (bezpečnost, prevence zneužití, rozvoj služby),
• souhlas, je-li vyžadován pro konkrétní marketingové aktivity.

4. Doba uchování údajů

Pro jednotlivé kategorie používáme tyto konkrétní doby uchování:

• Zdrojové soubory faktur a účtenek, vytěžená metadata a další účetní záznamy nemají během existence organizace automatický časový limit. Uchováváme je do okamžiku, kdy správce organizace organizaci smaže. Před smazáním si správce může stáhnout úplný export a odpovídá za další uchování dokladů vyžadované účetními či daňovými předpisy.
• Konverzace s asistentem, diagnostika, plány akcí, jejich provedení a záznamy pro vrácení změn uchováváme 30 dní.
• Auditní události uchováváme 400 dní.
• Záznamy o pokusech o doručení push oznámení uchováváme 90 dní.
• Vyřešené záznamy incidentů ve frontě uchováváme 90 dní. Incidenty, které stále čekají na vyřešení nebo se právě zpracovávají, ponecháváme do jejich vyřešení, přesunu do parkovací fronty nebo smazání organizace.
• Jednotlivé technické záznamy o použití AI uchováváme 90 dní; neobsahují zadání ani odpovědi modelu.
• Denní souhrny použití AI uchováváme 400 dní. Obsahují pouze počty volání a součty tokenů, bajtů a výsledků, nikoli zadání nebo odpovědi modelu.
• Denní souhrny použití API tokenů uchováváme 400 dní.
• Nezpracovaný text bankovních e-mailů a jeho pracovní textovou podobu používanou pro diagnostiku uchováváme nejvýše 30 dní. Poté tento obsah automaticky odstraníme; strukturované účetní údaje se řídí dobou uchování účetních záznamů výše.
• Šifrovaný obsah e-mailů použitý k učení šablon objednávek uchováváme 30 dní. Poté automaticky smažeme šifrovaný text a dokončené technické záznamy o pokusech učení; ponecháme technický otisk a auditní záznamy v Příjmu dat.
• Vygenerovaný archiv s exportem dat organizace je dostupný ke stažení 7 dní.
• Technické potvrzení o smazání organizace nebo účtu uchováváme 400 dní, aby obnova ze zálohy nevrátila již smazaná data. Obsahuje jen interní identifikátory smazaného cíle a jednajícího účtu a časové údaje; neobsahuje původní soubory ani přihlašovací údaje.
• Po smazání účtu uchováváme odděleně jednosměrný kryptografický otisk odvozený z bývalé e-mailové adresy, aby automatický import směn nemohl znovu vytvořit smazaný účet. Otisk neobsahuje původní adresu a nelze z něj obnovit účet ani přihlašovací údaje.
• Data odstraněná z provozní služby mohou zůstat v šifrovaných verzovaných zálohách nejvýše 12 měsíců. Zálohy nejsou dostupné v běžném provozu a používáme je pouze pro obnovu po havárii; při obnově znovu uplatníme evidovaná smazání.

Smazání osobního uživatelského účtu odstraní přihlašovací údaje a znepřístupní jeho členství. Anonymizovaný technický odkaz může zůstat u provozní historie organizace kvůli její referenční integritě. Smazání účtu nesmaže účetní data organizace, pokud organizaci nadále používají jiní členové; ta může odstranit pouze její správce smazáním celé organizace.

5. Komu mohou být údaje předány

Údaje můžeme předat smluvním zpracovatelům, kteří pro nás zajišťují hosting, infrastrukturu, analytiku, zákaznickou podporu nebo platební služby. Se všemi zpracovateli máme uzavřené odpovídající smluvní vztahy.

6. Vaše práva

• právo na přístup k osobním údajům,
• právo na opravu nepřesných údajů,
• právo na výmaz nebo omezení zpracování, jsou-li splněny podmínky GDPR,
• právo na přenositelnost údajů,
• právo vznést námitku proti zpracování,
• právo podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů.

7. Kontakt

Pokud chcete uplatnit svá práva nebo máte dotazy ke zpracování osobních údajů, napište na info@bistivo.cz.